工程项目费用管理核心在哪里?

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  • 发布时间:2019年11月15日
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工程项目费用管理是一项系统工程,需要进行全过程、全方位、多角度的策划。这一期,我们从理论原则方面,谈谈工程项目承包商费用管理。

重视契约精神和证据原则

从管理角度构建的理论原则维度来看,费用管理的核心依据就是合同,它载明了价格形成的模式和依据,界定了合同内外和索赔事项,对费用管理的运作具有指导意义。而不管是合同的执行还是费用的管理,从其法理性质来看,是证据的不断形成、提出、验证的过程。合同与证据对于费用管理缺一不可,所以,对合同契约精神和证据原则的重视,必须作为费用管理工作中时刻紧绷的弦,贯穿各阶段的业务流程。

1.1重视契约精神,重构流程体系

实践中,承包商在项目实施过程中几乎都会出现两个问题,一个是工作想当然、不按要求来,另一个是部门流程脱节、各自为政。以设计变更为例,承包商不看业主具体规定,就按照自己的变更流程执行,然后因为格式问题、缺漏项问题反复修改,而这个变更可能就是因业主口头的一句话而产生的,若涉及费用主张,则会造成变更依据不足的情况,导致费用索赔失败。其根本原因是不重视合同契约精神。

所谓重视契约精神,就是要以甲乙双方形成合意的合同为依据执行费用管理,即按照合同要求仔细梳理,形成以合同费用为主的流程体系,重构承包商自身业务流程,以便于更有效地执行合同。只有根据合同和规定重构自身的制度流程,才能有效执行合同,完成合同标的。

1.2重视证据原则,强化证据管理

实践中,最让费用管理人员“头疼”的就是审计人员,在审计人员提出的诸多问题中,最主要的两类是不合规以及依据不充分带来的一系列问题。而这两类问题的本质是证据问题,即明确定量适当、定性适当和流程适当的依据是什么。以签证为例,乙方提交了一个8万元的签证,这8万元所依据的工程量依据、计价依据,判定为合同外的依据,以及不需要提交公司层面审批的依据是否存在、是否有效、是否合理,这是需要甲方人员予以明确的。如果忽略了,审计人员一定会提出来。

与财务相关岗位相比,各单位在费用管理上,对证据(对应会计中的凭证)的规范性要求明显不足。虽然执业要求在逐渐完善,但在具体实施过程中,更多的是一种被要求而不是自发的行为。所以完善的费用管理制度,要求自觉的强化证据管理,具体要求如下:

1证据链要与费用链相匹配

工程项目的费用链可以分成四个层面:基础数据层,即广义的计量层面,包括工程量、水电单据等;费用转化层,即计价层面,将各个种类的量转化为对应的价的层面;明细汇总层,即将各种类的价形成相应款项的逻辑关系;费用概况层,即反映项目费用管理的概况。

与之对应的证据链则分别是事实和计量依据、计价依据、款项构成依据和概况编制要求和费用链本身。

2证据要按事归类

按文档类别和流水码归类是文档工程师的工作要求,而费用管理人员应避免这种做法,而按事归类,因为文档对于费用管理人员来说,处理的是文档内容而不是文档本身。

按事归类,有助于保证证据的完整性和连续性,有助于了解事情的来龙去脉及工作交接,有助于减少后期文档检索时间,避免后期“考古”工作。不论这件事件跨度有多久,都可以及时理清思路、掌握证据。

3证据要满足规范性要求

满足规范性要求即要求证据要满足《民事诉讼法》第八章、《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法》的解释》90-124条(法释[2015]5号)、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》(法释[2001]33号)中的相关规定。

工程合同与其他合同相比,具有标的物特殊、合同内容繁杂、履行期限长等特点,过程中必定会出现纠纷,当调解不成时,就会走向仲裁或诉讼。充分而有力的证据和依据可以提高纠纷解决效率,在减少企业支付相关费用的同时获得应有的补偿。

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