建设项目工程变更索赔依据及风险管理

2020年1月18日
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建设项目施工过程中,工程变更和索赔几乎是不可避免的。建设单位和施工方在招标阶段就应考虑可能存在的工程变更风险,并应采取恰当的措施来避免。一旦发生变更,应及时合理处理由此导致的索赔,保证建设项目有序地开展。

  建设项目中的工程变更与索赔几乎是不可避免的,变更与索赔管理是风险管理的重要内容。对变更和索赔的成功管理直接有益于工程项目的工期和最终成本。(即在施工过程中提出索赔均有风险,要求项目部管理人员必须认真对待这项工作,拿出证据和理由要求建设单位索赔,并确保索赔风险的降低)
1.选择合适的施工方案
  任何施工方案都不能保证没有变更和索赔。每一个施工方案,无论它是传统的还是新创的,都有自身独特的优点和局限。必须对施工方案中存在的风险进行考虑和评估。当采用新的施工方法和技术时,工程变更与索赔的风险会大大增加,所以必须根据工程项目的具体情况,确定适合的施工方案。(实际实施中出现成本耗用量大于施工方案中的目标时,及时找出变更索赔的证据和依据要求建设单位索赔)
2.预测可能出现的风险,预防争议的出现
  当考虑到风险和不确定性事件可能发生时,建设单位往往将风险转移合同条款强加给项目部,而其中某些风险不应该由项目部承担。一旦风险发生,项目部最基本的手段是根据合同条件提出索赔。
3.找有能力、有技术、懂规范和法规并有说服力的管理人员参与解决工程索赔
  出现争议并不可怕,只要能妥善地进行处理,合同双方仍可愉快地合作。防止争议的技巧包括合作和激励两方面。最好的解决方式是在争议还不重要或还不大的时候就及时、公平、低廉地解决它。
成功的工程变更和索赔管理从工程开工之前就已经开始了,并且直到最后合同结束为止,它对缩短工期和降低最终工程成本是非常有益的。
在施工前就了解风险转移条款,并依据情况协商合同外的补偿。
4.工程变更的种类
工程变更是项目部遇到的主要索赔之一。变更非常重要,项目部经常利用这一条件来增加弥补费用,这也往往引起工程争议。因此,项目部必须充分理解典型变更的内容及其范围。
(1)正规变更
建设单位颁发了“变更指令”,“指令”在某种程度上修改了合同条款、计划、或规划。“变更指令”必须经建设单位签署,否则会成为无效“指令”,导致索赔时得不到补偿。
(2)建设性变更
这种变更或者遵照建设单位的口头或暗示指令,或者是起因于建设单位应负责的问题而进行的合同外工程的施工。
1)增加工程以外的工作量;
2)非工程内容以外的人工、材料、机械费用的支出。
5.工程变更处理
  如果建设单位发出正规的变更指令,索赔时较易处理,当建设单位通过口头或暗示方式下达变更指令时,承包商应在规定的时间内发出书面信函要求建设单位对其口头或暗示指令予以确认。当由于工程变更导致工期延长或费用增加时,应及时提出索赔要求,并在规定的时间内计算工期延长或费用增加的数量,保证承包商在各个环节上符合合同要求。这样,一旦出现合同争议,在进行争议评审或仲裁时,项目部可以处于有利地位,可以得到应得的补偿。而主体变更将赋于承包商取消合同而不受惩罚的权力。
6.变更的索赔
(1)索赔资料的收集
额外费用和工期延长索赔是由建设项目中的各种事件引起的,为了增加索赔成功的机会,索赔者必须有足够的证据,相应的文件,确定额外的费用和工期的数量和原因。因此,必须以事件和文件为依据,辨别、记录可能发生或已经发生的事件对工期施工费用的影响。
很多事件能够引起工期和费用的增加,其中有些是可索赔的,但必须证明事件的存在及引起事件的原因。成功的索赔者必须以事件和文件为依据、记录可能发生和已经发生的影响工期费用的事件,并以记录为依据来跟踪索赔的影响费用。
为了了解并记录索赔事件(包括给建设单位的通知),有经验的项目部往往跟踪索赔事件的履行时间和费用,项目部通过及时通知和处理的文件来保护他索赔的权利。
(2)按索赔程序进行索赔
合同中规定了提出索赔的程序及时间要求,项目部一定要及时地提交有关报告,如果承包商没有按合同要求及时出示书面索赔通知,可能会导致失败。因此,项目部必须意识到及时准确的通知和合理的文件证明对索赔成功的重要性。它可能成功地阻止建设单位拒绝索赔,最终解决索赔问题。
为了成功,工程变更的索赔必须在工程建设之前开始进行管理,直到最后一个合同的终止为止,成功的工程变更和索赔管理要求项目建设单位和项目部都要重视它,并做好准备工作。
没有工程变更和索赔的工程是没有的,如果工程变更和索赔得到及时解决,对建设各方和建设项目本身都是非常有益的
7.工程索赔的依据
(1)工地会议记录和有关工程的来往信件,都必须全部保存妥当,直到合同全部履行完毕、所有索赔项目获得解决为止。
(2)各种施工进度表,包括建设单位代表和分包单位编制的进度表。
(3)施工备忘录(施工日记),在施工中发生影响工期和索赔有关的事项,都要及时做好记录。按年月日顺序号存档,以便查找。
(4)做好监理单位和建设单位代表的口头指示记录,及时以书面形式报告建设单位予以承认。将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。
(5)工程照片需有专人管理,照片都应标明拍摄的日期,最好购买带有日期的相机。将照片按工程进度整理编排。
(6)收集记录每天的气象报告和实际气候情况。
(7)整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据,按年月日编号归档。
(8)完整的工程会计资料,人工分配表、材料购买清单、支出记账凭据、收工程款票据、帐目、财务信件。
(9)所有的图纸、修改增加图纸、计划工程进度表、人工日报表、材料设备进场报表及记帐凭证等需归类保存入档。
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